Conference CallWeb Conferencing
NLD
 
 
Conference Calls

Efficiënter vergaderen

November 2008, New Business

article_image
Ga naar artikel
Vergaderingen zijn eigenlijk bedoeld voor besluitvorming, maar al te vaak komt het er op neer dat medewerkers kibbelen over kleinere zaken, het doel van de vergadering uit het oog verliezen en zo de kostbare tijd van iedereen verspillen.

Bij ons als conference call dienstverlener draait alles om gesprekken en dus hebben wij inmiddels talloze tips over hoe je een succesvol gesprek moet voeren en daarmee de efficiency van je bedrijf kunt vergroten.

En nu de economie in een recessie zit, wordt efficiency alleen maar belangrijker. Wij hebben onlangs een onderzoek uitgevoerd, waarin wij werknemers hebben gevraagd naar hun vergadergewoonten. Het was een tamelijk luchtige enquête, maar toch bleek daar al uit dat zonder een sterk voorzitterschap veel kostbare tijd wordt verspild.

Bijna de helft van de respondenten gaf toe er wel eens getuige van te zijn geweest dat iemand in slaap viel tijdens een vergadering en een kwart van de mannen gaf toe regelmatig te liegen, terwijl slechts een op de tien vrouwen hiertoe neigt.

Hoe kan ik vergaderingen efficiënter maken? Als je de tijd neemt om een vergadering van tevoren goed te plannen zal de vergadertijd zelf benut worden om zaken te bespreken die opgelost moeten worden en fladdert men niet van onderwerp naar onderwerp. Goed nadenken over wie er voor een vergadering wordt uitgenodigd is een onderdeel van deze planning, want hoe kleiner de groep is des te beter. Als basisformule geldt hier dat met elke persoon die je extra uitnodigt de lengte van de vergadering verdubbelt en de efficiency halveert.

Het uitwisselen van aardigheden is van essentieel belang bij de start van een vergadering, maar spendeer niet teveel tijd aan small talk. Ook al is de neef van uw collega toegelaten tot een top universiteit of is het een aanfluiting wat er is gebeurd bij X-Factor, praat hierover aan het einde van de vergadering en niet aan het begin.

Als u niet de leiding over de vergadering neemt, vliegt deze alle kanten op en wordt er niks bereikt. Neem de controle zo snel mogelijk, zorg voor een gestaag tempo en houd de focus altijd gericht op het bepaalde einddoel.

Een goede manier om de efficiency te vergroten is collega’s van tevoren te vragen hun antwoorden in te dienen. Vraag voorafgaand aan de meeting aan iedereen wat hun oplossingen zijn voor de zaken die tijdens de vergadering ter sprake zullen komen. Op deze manier is het niet meer nodig om tijdens de vergadering de vraagstukken te presenteren

Stimuleer een actieve deelname aan de vergadering en anticipeer op vragen die mensen mogelijk hebben en weet hoe je deze moet beantwoorden. Zorg ervoor dat uw acties in overeenstemming zijn met uw woorden. Met andere woorden, als je zegt dat je iets doet, doe het dan ook. Dit zorgt ervoor dat toekomstige vergaderingen efficiënter zullen verlopen en u serieus wordt genomen.

Een van de gemakkelijkste manieren om tijd en geld te besparen is om uw vergaderingen via de telefoon of via het web te houden. Niet meer reizen naar vergaderingen betekent een enorme besparing van tijd én kosten.

Het bewijs dat dit kan helpen in tijden zoals deze zien wij in de toename van het aantal registraties sinds de kredietcrisis zijn intrede deed in de UK.
Andrew Pearce is joint-CEO van Powwownow.
 

    Share/Bookmark Share this page

    Meer Pers